南大之星檔案管理系統6.0-管理員手冊及常見問題

作者: 時間:2018-07-13 點擊數:

 

 

                                     

 

“南大之星”檔案管理系統

 

 

 

 

 

南京大學檔案館


 

第一章  檔案管理... 4

第一節     創建數據庫... 4

1.1 創建新檔案表... 4

1.2 檔案表操作... 7

第二節 檔案整理... 16

2.1  檔案信息的合并... 16

2.2 檔案表內調整文件/案卷... 19

2.3  檔案表之間調整文件/案卷... 22

第三  檔案查詢... 23

3.1  綜合查詢... 24

3.2 表內查詢... 25

第四節     檔案信息統計... 26

第五節 檔案信息共享及權限控制... 30

5.1 信息共享及權限控制... 30

5.2 關于訪問權限設定的解釋... 33

第六節  鑒定銷毀... 34

第七節 檔案借閱... 35

7.1 實體借閱... 35

7.2  歸檔與借閱信息管理... 39

7.3 利用統計... 41

7.4 電子文件借閱... 43

第二章   系統管理... 47

第一節    用戶管理... 47

第二節 部門管理... 52

第三節 數據庫聯接設置... 52

第四節 數據管理... 53

第五節     系統狀態... 54

第六節  系統日志管理... 55

第七節     類目管理... 56

第八節     輸入模版管理... 57

第九節     打印模版管理... 62

第十節     遠程服務器管理... 68

第十一節  詞典庫維護... 72

第十二節  系統參數設置... 73

第十五節  數據導入功能使用... 80

第三章  常見問題解決方案... 81

第一節    FTP上傳插件安裝不上... 81

第二節    打印插件無法自動安裝... 82

第三節     綜合查詢查詢不了... 82

第四節      pdf轉換不了... 83

第五節     打印出現錯頁... 84

第六節     上傳的多媒體無法播放以及圖片無法顯示的問題... 84

第七節    數據庫自動備份不了... 85

第八節     用戶建立找不到相應部門... 86

第九節     服務器遠程管理不能使用... 86

第十節     電子文件上傳不能正常運行提示“ftp服務沒有啟動”... 86

十一節   使用瀏覽上傳文件,圖片,圖像等出現問題... 86

第十二節 上傳的圖像預覽不顯示... 90

第十三節 自定義的輸入模板出現部分字段數據保存不上... 91

第十四節  用戶授權對權限的控制... 91

第十五節 案卷號/文件號批量數據修改... 91

第十六節 系統初始化失敗解決方案... 91

第十七節 關于SQL server 2005 導入excel/dbf出錯的解決辦法... 92

第十八節  異地數據導入(指當web服務器和數據庫服務器不為同一臺服務器時)... 93

第十九節  OCR識別服務器相關設置... 94

第二十節  客戶端為win7操作系統下數字證書安裝問題... 96

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

第一章  檔案管理

第一節     創建數據庫

 

用戶成功登陸“檔案網絡管理系統6.0”后,系統自動進入“檔案信息管理”的功能接口,如下圖。在此接口下用戶可以實現創建、刪除、編輯新的檔案表、統計、合并數據等一系列針對檔案信息的操作。

11 創建新檔案表

點擊上圖下側的“創建新檔案”按鈕,系統自動彈出一個“添加新檔案表”的窗體。如右圖所示:

 

1.  表代碼:用戶輸入供系統識別的新檔案表的代碼。圖中輸入的代碼為:“NDXJ”。

 

2.  檔案表名稱:用戶自定義的新檔案表的名稱。圖中輸入的名稱為“學籍檔案”。

 

3.  檔案表分類設置:用戶可以選擇當前所創建的新檔案表將要歸入哪一類中,圖中選擇的是類是“qq”。或者選擇“添加到新分類”,然后給這個新分類起個名字。如下圖:

   注:一般用戶沒有設置檔案表分類的權限,有創建檔案表權限的用戶可以設置自己創建檔案表的分類。

4.  類型:用戶可設定所建檔案表的類型分別為檔案、收文、發文,便于用戶管理。上圖中設定的類型為:“檔案”,使用默認即可。

 

5.  著錄模版設置:可以分別在文件和案卷后面的下拉列表中選擇所需的模版。如下圖,并且可以預覽,看是否符合要求。輸入模版,指的是著錄檔案信息時所需著錄項目與名稱的固定組合。輸入模版可以創建與配置(參看“系統設置管理”中的“輸入模版”),以供創建新檔案表時選擇,表建立后仍可以更改其著錄模板,不同模版的檔案表不能相互轉移數據。建議使用默認模版。

 

 

6.  檔號檢查:在新建檔案表或是對已有檔案表進行修改的時候都可以對其“檔號檢查”進行設置,它包括“不檢查檔號唯一性”、“表內檔號唯一”、“類目下當好唯一”等屬性,如下圖所示:

 

 

7.  權限設定:用戶可根據自身實際情況設定不同的訪問者對所建檔案表的訪問權限。圖中對“所有人”、“本部門用戶”、“本人”的訪問權限分別默認作了設定。這里以及下文所使用的“用戶”與“人”均指登陸本系統時的具體帳號,每個帳號都歸屬某個具體的“部門”,都有相應的可以控制的權限。屬于部門檔案館的系統管理員(帳號:dba)為默認的唯一的有最高權限用戶。用戶與部門的創建與設置參看“系統設置管理”中的“用戶管理”、“部門管理”。

 

8.  備注:用戶可選擇是否輸入對所建新檔案表的基本情況說明以方便使用。例如可以在上圖中對新建檔案表做個“學生學籍檔案”的備注。

 

9.  重置:如果用戶需要對以上基本信息加以改動,可鼠標左鍵點擊窗體下方的“重置”按鈕清除已輸入的信息進行重新輸入。

 

10.完成:以上基本信息輸入完畢,用戶核對無誤后,可鼠標左鍵點擊窗體下方的“新建”按鈕,系統自動彈出“檔案表建立成功!”的對話框。如下圖:

 

 

11.點擊對話框下方的“確定”按鈕,系統即可按照用戶所輸入的基本信息,自動創建一個新的檔案表。如下圖。

 

 

上圖中可以看到一個名為“學籍檔案”的新檔案表被創建出來,有關這個新檔案表的基本信息都一目了然的反映出來,如:“文件數”“所屬部門”“創建人”“創建時間”“權限”“標引”“檔案數據表操作”等。

“文件數”是根據檔案表中的案卷或文件數量及時更新的(包含本表被刪除的放在回收站里的文件);

“所屬部門”“創建人”是系統根據創建新檔案表時登陸人的基本信息自動設定;

“創建時間”是系統根據用戶創建新檔案表時的系統時間而設定;

其余信息則是系統根據用戶在“基本信息輸入窗體”中的所填內容進行設定的。

 

12 檔案表操作

一個新的檔案表創建完成后,就可以對它進行一系列的操作:

 

仍以上圖為例,在完成創建新的檔案表后,用戶將鼠標停在某一欄上,此欄就會呈現淡藍色,即可對此庫進行操作。如下圖。

 

▲ 標引:點擊“標引”就會出現“主題詞自動標引”窗口,點擊“開始標引”,如下圖。

 

系統就會根據題名自動分析主題詞,分析完畢后出現提示框,如下圖:

 

主題詞標引功能,可以選擇填充或者完全標引, 也可以選擇主題詞存放字段,默認為主題詞字段,如下圖:



 

XMLXML導出功能,可以將檔案表或者檔案表中的某個類目下的數據導出為XML文件,以便于數據交換。可以將檔案表導出,也可以將表內類目下的數據導出,如下圖:



▲ 刪除:擊“刪除”即可刪除該檔案表。(注意:該操作是永久性刪除,不可恢復)

▲ 修改:對檔案表的基本信息進行修改。

     不能修改“檔案表代碼”,除非重新建立新檔案表。如下圖:

 

 

管理界面設置。 不同類別的檔案對于管理界面中顯示的項目要求也不盡相同,系統

使用統一默認的管理界面,如下圖:

 

 

該管理界面定制功能可以實現根據用戶需要,讓用戶自己定制管理界面中的顯示項       目從檔案表信息修改界面中,點擊管理界面設置按鈕進入。

       下圖為管理界面定制界面,沒有定制情況下顯示的是默認的樣式,用戶可以添加、修改顯示項目,并且可以直接看到修改后的預覽效果:

 

點擊選擇模板功能,可以直接復制其他表定義好的模板。如上圖,標題名稱和寬度發生改變時候,后面會出現綠色的勾號,按回車或者點擊勾號圖標即可保存設置。

如上圖,點擊“選擇模版”,會出現一個下拉列表,其中列出的是使用自定義設置管理界面的表名,點擊該表,即可將該表的管理界面設置復制為當前表的管理界面設置。

下圖為實際應用修改后的管理界面的效果:

 

 

 

  右鍵操作:點擊鼠標右鍵也同樣可以對檔案表進行以上的操作,右擊之后可以重命名、基本信息統計、輸入情況統計。
如圖

打開檔案表之后可以對表內類目數據進行右鍵操作,功能有:打開類目、類目重命名、類目移動、類目刪除、回收站恢復、類目導出XML。如圖:



 

 

批量上傳:單擊上圖中的“電子文件上傳“按扭,就會出現如下的對話框,選定所要上傳的一批附件,然后進行“提取全文”的設置,最后點擊“上傳”即可。

從下圖中可以看到在檔案文件信息管理頁面中進增了兩處電子文件上傳按扭,兩處的功能是一致的。

此主題相關圖片如下:
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此主題相關圖片如下:
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針對不同記錄的多個電子文件批量上傳,可以實現批量上傳對應于不同文件/案卷記錄的電子文件。

按此在新窗口瀏覽圖片

系統可以自動按照檔號、文號、正題名三種方式將上傳的電子文件進行掛接。

當選擇掛接方式按照檔號掛接時:     

對于文件\案卷記錄已經存在的情況,可以分別將對應的電子文件自動按照檔號掛接到所屬的文件案卷記錄上,前提是電子文件的命名要按照下面列出的規則。
這種情況電子文件名稱中要有所要掛接的文件案卷的檔號信息。
如:文件的檔號為 全宗號:01  實體分類號:2002-jx13 案卷號:1.0001
所要上傳是有2word文件,則所要掛接到該文件的電子文件的名稱
應該為:01,2002-jx13,1.0001,電子文件名稱,1.doc
              01,2002-jx13,1.0001,
電子文件名稱,2.doc
注意上傳方式,系統默認的是:新建記錄并掛接電子文件,如圖:

上傳以后系統將新建文件記錄并掛接了兩份電子文件,如下圖所示:

此主題相關圖片如下:


如果要將電子文件掛接到已有文件案卷記錄上,則需將上傳方式的勾選取消。
系統將會根據電子文件名稱中的檔號信息自動搜索對應的文件案卷記錄,
如果搜索到,則將電子文件掛接到其上,如下圖所示:
此主題相關圖片如下:


如果沒有搜索到對應的文件案卷記錄,則創建一個新的文件記錄,并將電子文件掛接到新創建的文件記錄上。
當選擇按照文號或者正題名進行掛接時,如圖:

操作方法與按照檔號一致。

 

 

附:電子文件命名規則:

    
全宗號,實體分類號,案卷號,題名,序號.后綴

    
其中 全宗號、實體分類號、案卷號、題名、序號 可以任
    
選幾個,只要按照規則的順序即可。序號表示屬于同一份文件
    
的多個電子文件的序號,如果只有一個可以不輸。

    
如:01,2002-jx11,1.0001,發文,1.doc
          2002-jx11,1.0001,
發文,1.doc
          1.0001,
發文,1.doc
          
發文,1.doc
          
發文.doc

 

如果用戶需要對所上傳的電子文件進行編輯,可點擊瀏覽下的圖標,就可以看到這個文件doc格式的全文。如果客戶端裝有Word軟件,可以在瀏覽器中以Word的方式打開,其排版的格式方便打印,但是只讀,即時進行編輯也不影響服務器上的電子文件。

 

電子文件上傳的時刻起就是歸檔,為了對便于易于替換改動的電子文件加以控制,系統在電子文件上傳同時,記錄其電子文件原數據信息與電子文件訪問記錄,作為電子文件歸檔的元數據。點擊“背景信息”下的圖標便可查看文件背景信息:

 

 

 

導出電子文件

如果想要把上傳的電子文件導出或者發布,可以點擊頁面下面“導出文件”

(一)  自動生成導出電子文件目錄,可以隨同導出的電子文件一起制作脫機使用的光盤,插入光盤自動彈出電子文件目錄。如下圖導出的電子文件及目錄文件,直接刻錄制作脫機光盤,或者拷貝到網站發布。

(二)   該電子文件目錄具有查詢、排序功能,可以直接刻錄光盤脫機使用,也可以直接在網站上發布。

(三)該電子文件目錄包含基本的統計信息。如下圖:

第二節 檔案整理

2檔案信息的合并

系統管理員有時需根據不同的需要將不同年度、不同部門的數據庫合并在一起,都要用到“合并數據”這一個功能。

另外,檔案表中少量案卷、文件在庫與庫之間的轉移,在第六節“文件調整”中會提到,但是面對檔案表那樣大量的數據,或者將一個表的內容轉移到一個空表,那樣就很繁瑣了,使用“合并數據”更為方便。

在“檔案信息管理”目錄下,選擇按鈕“合并數據”,如下圖:

選擇后會出現“檔案數據合并”窗口,分別點擊“源檔案數據表”和“目標檔案數據表”選擇需要合并的數據庫,選擇完畢后,點擊“合并”,則“源檔案數據表”中的數據就會被復制到“目標檔案數據表”。“源檔案數據表”的內容保持不變。下圖為復制過程:

 

 

 

 

 

 

在“源檔案數據表”中選擇“導入數據”,它有1615條數據,在“目標檔案數據表”中選擇“黨群檔案”,它有10818條數據,點擊“合并”。

 

 

點擊“合并”后,就會出現以下界面,系統會有“合并數據完成“的提示,然后點擊“確定”。

 

回到“檔案信息管理”目錄下,則“黨群檔案”中的文件數變為12433

“導入數據”的文件數不變,即已經完成了合并。

 

注:系統不檢查數據重復,所以管理員要知道那些檔案表已經合并,避免在“目標數據庫”中出現重復數據。

 

22 檔案表內調整文件/案卷

  同一目錄下調整文件順序

此功能比較簡單,即調整每一文件最前端的移動符號即可,系統會自動進行排序。點擊向上的箭頭,排序上,文件向上移動,它與原來上一條文件的檔號自動交換,反之向下

 

  在同一目錄下的全部選擇/批量刪除

點擊“全部選擇”或“取消選擇”,只能選擇或取消選擇這一頁的全部文件,若要選擇或取消下一頁的,還要到下一頁中全部選擇或取消。

要刪除同一目錄下的所有文件,先選擇“全部選擇”,再選擇“批量刪除”。

若要有選擇地批量刪除,則先將鼠標移動到該文件的選擇一欄內,出現,表示這些文件已經被選擇,再點擊“批量刪除”。

無論是什么樣的刪除,系統都回提示“是否自動排序”,根據需要選擇。

 

  在同一目錄下調整每頁顯示行數

有時根據需要,如大范圍的選擇等等,需要調整每頁顯示行數。如下圖:只需在方框中輸入自己選擇的數目,提交就可以。

 

目錄之間文件/案卷的調整

最需注意的是:此項功能進能在一個檔案表內部進行操作。

舉例:

?  若要將學籍檔案表下的jx14-2003-信息管理系 轉到jx14-2002-信息管理系

首先,選擇要改動的數據。若是當前目錄下所有文件移動,只需在“移動當前類目下所有文件”前面的方框中打鉤。其他操作相同。

因為移動的目錄此表中已經存在,者選擇“選擇類目”,如下圖:

出現窗口,在一級類目下選擇jx14,如下圖。用同樣方法可以選擇二級、三級類目。

 

然后點擊“更改類目”即可。

?  若想把則三條記錄移動到jx11-1999-信息管理系這個新目錄下,則可以直接在其中輸入,如下圖:

同樣,點擊更改類目也可以出現一個新的一級目錄jx11,下有二級目錄1999,如下圖所示:

注:若輸入目錄與以前的相同,則仍然轉到原目錄下。

    如果一個類目下所有的文件都被移去,這個類目將不可見。如果恰好需要移動整個類目的文件,進入該類目后,勾選后面那個小方框,選擇移動當前類目下所有文件,可以不必再一頁一頁去選中文件了。

 

輔助立卷與批量修改

 

◆ 輔助組卷
   
如下圖,用戶可以將需要歸入一卷(盒)的文件選中,然后在操作界面內的實體分類號輸入框中輸入相應的實體分類號,在盒/案卷號輸入框中輸入相應的案卷(盒)號,點擊提交按鈕,則系統會自動將所選中的文件歸入指定的案卷(盒)中。若想把幾條記錄的實體分類號改成jx11,案卷號改為1,直接鍵入提交即可。兩項務必同時輸入,如下圖。

修改后,結果如下圖:

◆ 批量修改
批量修改是針對具體的檔案著錄項目而言的,如實體分類號、題名、密級、保管期等進行批量修改。該功能為批量數據修改提供了一個便捷的途徑。

 

若為指定的幾條記錄修改密級為“秘密”,則還是先選中要修改的文件,后在下拉框中選擇密級,再鍵入“秘密”,點擊修改,出現確認提示,如果繼續執行,點“確定”即可。如下圖:

 

    以上是整個字段的內容被真個替換,還可以實現一個字段的內容被部分替換。

 

 

如上圖紅線部分,可以修改某個字段中的部分內容如“文號”項中內容為:南教字[...],要將部分文號中的統一修改為 南字發[...]那么,這時直接使用“數據批量修改”則會將“文號”項完整地修改掉,使用紅線部分的這個功能可以批量地修改其中的一部分內容將修改項目選擇為“文號”,被替換內容“南教字”,替換為:“南字發”,點擊替換按鈕即可。

 

在批量數據修改中有一樣比較特別,即批量修改“文件件號”,在下拉框中成為藍 色。它不是將文件件號修改成什么,而是將文件件號批量加幾或減幾,需要在“修改為”框中填入正數(加)或負數(減),點擊“修改”后系統將所選擇記錄批量加幾或減幾。這項功能適用于卷內文件插號時,可以先將所選擇記錄批量加幾或減幾留出位子,然后插入文件。

 

2檔案表之間調整文件/案卷


此功能適合于檔案表之間的復制、移動。

調整有兩種方式:復制、移動。復制:原有文件保持;移動:原有文件不存在。

數據到目的地后又有兩種選擇:在新表中保持原有類目不變;在新表中以新的類目出現。

下面分類舉例:

?  jx11-1999-信息管理系下的記錄不改變原有類目復制/移動到“學籍檔案2”另一個檔案表下。

選擇保持原有類目不變,到檔案:選擇“學籍檔案2”,再點擊“復制/移動”。

?  jx11-1999-信息管理系下的記錄復制/移動到另一個表“研究生院03文檔”下,并且以另種類目的形式顯示。

       操作方法是選擇“復制/移動到指定的類目中”并在下面的移動到其它類目中填入這些數據在“研究生院03文檔”中將要存在的三級類目形式。然后選擇“復制/移動”即可。

    如果恰好需要復制/移動整個類目的文件,進入該類目后,勾選后面那個小方框,選擇“對當前類目下所有文件”,可以不必再一頁一頁去選中文件了。

 

 

第三節  檔案查詢

統為用戶提供兩種查詢接口。一:綜合查詢;二:針對具體檔案表的查詢。

3綜合查詢

綜合查詢就是對系統內所有表進行查詢,它可以提供給所有用戶使用,包括非沒有賬號的訪問者。該查詢接口的查詢范圍比較寬,對于沒有登錄的用戶,可以查詢所有公開的檔案表中的密級為公開的案卷和文件;對于已經登錄系統的用戶而言,用戶可以查詢所有他本人創建的檔案表以及所有被授予訪問權限的檔案表,并且可以對查詢結果進行再編輯、修改。

 

用戶只要輸入所要查詢的關鍵詞,點擊查詢按鈕,系統就自動開始搜索包含該關鍵詞的案卷和文件。任意關鍵詞查詢將關鍵詞與所有字段進行匹配,包括題名、責任者、密級、時間、實體分類號、案卷號、全文、附注、主題詞等,只要其中含有用戶所輸入的關鍵詞,系統就會自動將其歸入查詢結果中。另外用戶還可以用多個關鍵詞,以提高搜索精度。

如用戶要查詢一個關于校慶的通知,只要輸入關鍵詞:校慶和通知即可,不同的關鍵詞用空格隔開,查詢結果將是分別使用這些關鍵詞查詢所得結果的交集。

 

    點擊“選擇檔案表”的按鈕后出現的界面中列舉了數據庫中的所有表,以供用戶選擇查詢范圍。

 

例如:要查詢2003年有關題名中包含關鍵字“卡片”的檔案,即可以在查詢條件中輸入“2003  卡片”,選擇所要查詢的表(如果不確定所要查詢的內容在哪個表中,即在整個數據庫中查詢,請點擊“全選”),然后點擊“搜索”,就會出現查詢結果。查詢結果顯示如下圖。查詢結果將自動按照檔案所屬檔案表歸類。

點擊查詢出來的某條記錄的題名,就可以看到此條記錄的詳細信息。例如:點擊第5條記錄的題名,顯示的界面如下:

 

上圖界面中顯示了各個著錄項的信息,界面的下半部分為全文內容。

32 表內查詢

該查詢只有登錄系統的用戶才可以使用,在用戶打開某一個檔案表后,利用該查詢接口,用戶可以對該檔案表中的案卷和檔案進行查詢。
   
該查詢方式有多種:如下左圖。此外用戶還可以根據需要對查詢范圍進行進一步的限制,實現多次檢索。如下右圖

 

 

 

第四節     檔案信息統計

用戶成功登錄“檔案網絡管理系統6.0”后,系統管理員以外的用戶將自動進入“檔案信息管理”的界面。在此界面下用戶可以實現創建、刪除、編輯新的檔案表、統計、合并數據等一系列針對檔案信息的操作。統計功能方便用戶及管理員對各個檔案表情況有一個全面的認識,有利于以后的工作。

檔案信息的統計模塊針對系統中的檔案信息進行分類統計,統計結果以統計圖表格形式顯示。統計模塊中的分類統計功能對各個檔案表的文件數、案卷數、時間、單位、類別、密級、保管期等項目統計數據并進行匯總,并生成分類統計圖表。
   
其中分類統計項目會隨著系統更新,會不斷增加新的分類統計功能。

 

假設要統計“財務檔案”和“聲像檔案”的信息,具體操作方法如下:

?   在“檔案信息管理”目錄下選擇需要統計的數據庫(可選擇一個或多個),點擊下方的“統計”,進入檔案信息統計窗口,如下圖:

 

 

 

?  點擊統計后,會出現如下的窗口:

 

?  點擊“更新統計數據“,出現生成統計數據頁面,并且會彈出”統計完成“的提示窗口。

 

?  點擊“基本信息統計“可以看到以表格形式統計出來的基本信息,如下圖:

 

?  可以看到系統還對類目、時間、單位、類別、密級、保管期等基本信息進行了分別統計,并以統計圖和統計報表的形式分別進行了說明。

    舉個統計“時間“信息的例子:

a) 統計圖

在“時間“后面的下拉框中選定統計圖的縮放比例后,點擊下拉框前面的圖標,就可以看到對”時間“信息的柱狀統計圖了。如下所示:

 

b) 統計報表

點擊統計報表下的圖標,就可以看到生成后的統計報表了,如下圖:

 

 

 

第五節 檔案信息共享及權限控制

 

51 信息共享及權限控制

給其他用戶和本部門用戶集體設立權限。授權,指的是將某一檔案信息的一定的訪問權限賦予其它用戶使其它用戶可以在指定的權限范圍內訪問和操作該檔案數據。系統中可以被授予的權限包括:讀、寫、打印目錄、全文檔案管理功能、圖像檔案管理功能、多媒體檔案管理功能、涉密程度、共享級別這幾個方面的權限。可授權檔案表的范圍:系統管理員(dba)可以對系統中所有的用戶檔案表進行授權操作;其它用戶只能對本人創建的檔案表進行授權操作。

可在下面圖示的部分修改。

 

用戶授權:此操作是要給具體的某個用戶授權或解除授權,可使用如下操作。以下授權操作可以反復進行,一個檔案表可以被不同權限地授權給多個用戶或部門。

  點擊“檔案表信息修改”頁面的“用戶授權”,出現以下頁面:

 

 

如果想為用戶“cbsxm”添加可以操作本檔案表的權限,點擊“添加用戶”,在下拉列表框中選擇此用戶,選擇賦予的權限,如下圖。再點擊“添加”,即完成對此用戶賦權。如果想不再對某用戶授予本表的任何權限,去掉本對話框中對讀、寫權限的勾選即可。

 

“讀”權限,即只讀,只能瀏覽檔案表,而不能進行其他操作。

“寫”權限,現在為“目錄修改”,即擁有“目錄修改”權限,只能對著錄項進行修改,而對全文、圖像、媒體不具有修改權限。
全文、圖像、媒體細分權限為:修改、上傳、下載、打印(圖像)等,管理員或者表創建者可以根據需要給用戶設置不同的權限。
刪除記錄的操作:操作用戶必須擁有“目錄修改”、全文“修改”、圖像“修改”、媒體“修改”這幾項權限才能執行刪除和清空回收站的操作。

 

點“提交”后會出現下面的對話框:

 

 

點擊確定后,會在前面出現已經被賦予權限的用戶,如下圖:

注:上面的權限選擇了“記錄級”,則該用戶只能對本表中自己輸入的數據進行指定的操作。“表級”以及“部門級”用法參看下面的權限(即“共享級別”)解釋

 

部門授權:

    部門授權是對一個部門進行集中授權,所授權限被該部門所有用戶共享,如果該部門某個用戶同時被單獨授權,則該用戶的權限按照單獨授權執行。具體權限設置同用戶授權。

給具體的某個部門的所有用戶授權或解除授權,操作同上。

 

52 關于訪問權限設定的解釋

讀、寫

“讀”權限即用戶查看數據的權利。如果一個用戶擁有一個檔案表的訪問權限,那么讀權限是最基本的權限。如果用戶擁有“寫”權限,那么該用戶就可以對被授權的檔案表中的數據進行修改、添加、刪除、移動等操作。如果要取消全部授權,只要取消相應的讀、寫權限就可以了。但是用戶只有對檔案表擁有“寫”權限并且擁有全文、圖像、媒體權限時才可以永久刪除其中的記錄并且用戶只有對檔案表擁同時擁有全文、圖像、媒體權限時才可以執行復制、移動記錄到其他檔案表的操作。

 

打印全文、圖像、媒體

即是否給予指定用戶打印、全文、圖像、多媒體檔案的管理權限。

這對于檔案部門的協同工作來說很重要,因為在檔案信息的數字化過程中,大量的檔案信息的數字化需要不同部門的工作人員分工協作。在協同工作的過程中,不同的用戶擔任不同的角色,承擔不同的任務,這就需要系統提供這樣一個協同作業的解決方案。如:某檔案館要數字化一部分紙質檔案,一部分人員承擔紙質檔案的掃描和將數字化了的檔案掛入檔案網絡系統工作,一部分人員承擔紙質檔案目錄的輸入及打印工作, 另外一部分人員承擔校對工作。對于系統管理員來說,他需要利用檔案網絡管理系統為這項工作建立一個解決方案。我們這里提供一個解決方案,用戶可以根據本單位的具體情況來指定不同的策略。
   
首先系統管理員為這批檔案創建一個檔案表,然后將不同的權限分別授予這三部分用戶。假設這三部分用戶分別為ABC,工作以B為中心,B先錄入這些檔案的目錄信息,而后A分別掃描相應的紙質檔案,使之數字化,并將紙質檔案的數字化文件上傳至系統中并掛接到系統中相應的檔案記錄上,C則進行目錄以及掃描圖像的校對工作。基于此工作流程,系統管理員應該進行相應的權限設置:將該檔案表的讀、寫、圖像檔案管理權限授予A,這樣用戶A可以掃描紙質檔案,并將之上傳至系統,與對應的文件目錄相掛接(OCR版的用戶還可以利用系統提供的OCR功能將掃描的圖像文件自動識別成文本);將該檔案表的讀、寫、打印權限授予B,這樣用戶B就可以進行文件、案卷目錄的輸入及打印工作,同時用戶B不能進行圖像等操作,這樣就可以實現用戶AB的分工合作,相互不干擾而又相互配合;將該檔案表的讀、寫、圖像檔案管理權限授予C,這樣C就可以對文件、案卷的目錄、掃描圖像進行校對,如果有錯誤,用戶C可以進行修改。

 

    涉密程度

用于設定指定用戶在被授權的檔案表中的所能訪問的檔案文件或者案卷的最高密級。

 

    共享級別

有三個值:表級、記錄級和部門級。被授予表級共享的用戶在檔案表中可以訪問所有密級低于或等于涉密程度的文件和案卷;被授予記錄級共享的用戶只能訪問該檔案表中他本人所輸入的文件和案卷;被授予部門級共享的用戶只能訪問本部門所建的文件和案卷。

共享級別的設定分別適用于不同的管理模式。表級共享適合于按照部門進行分類管理,而記錄級共享適用于按照類別進行管理。如:按照檔案類型進行分類管理的單位可以用記錄級別共享,為某一類別檔案創建一個檔案表,然后將該檔案表的記錄級共享權限分別授予各個獨立文件部門的用戶,這樣被授權的多個用戶就可以將同一個類別的文件或者案卷信息輸入到同一個檔案表中,并且不同獨立文件部門的用戶之間可以相互獨立,互不干擾,彼此都不能看到其它人的資料,而對于檔案管理部門,則可以看到該檔案表中所有的文件和案卷情況。

 

打開:顯示當前打開檔案表中的所有文件或案卷記錄,并以類目結構顯示(類目的概念參見文檔后的名詞解釋)。左邊顯示的是三級樹型類目結構,以及表內查詢部分。右邊是相應類目下的案卷、文件。已經存在檔案表“檔案館(學籍檔案)”,由于其中沒有任何類目記錄,也就無法顯示出該檔案表的類目結構和相關類目信息。如下圖:

 

 

 

 

第六節  鑒定銷毀

檔案實體銷毀功能是對要銷毀的文件案卷進行鑒定銷毀,并且打印出銷毀清單。如下圖是鑒定銷毀的操作界面。

 

 

    選中所要銷毀的文件和案卷,然后點擊“銷毀實體”按鈕,這些文件案卷信息就記錄成銷毀狀態,如下圖,已經被銷毀的文件案卷的題名上被加上刪除標志,并且顯示出被銷毀的時間。實體雖然被銷毀了,但是信息仍然可以被利用,只是多了被銷毀的標志。

點擊“打印當前銷毀清單”,會直接出現清單的預覽,如下圖。

若想還原文件,則選中所需還原的文件,點擊“還原”。

 

第七節 檔案借閱

71 實體借閱

 借閱利用管理主要針對檔案實體的借閱利用信息進行管理。主要功能是記錄已借檔案的情況,記錄已經歸還檔案的情況,借閱利用情況的統計,借出檔案實體的歸檔,借閱、歸檔情況的信息管理等。

必須是登陸用戶才能進行借閱管理的操作。用戶的權限由系統管理員或者具有創建用戶權限的部門管理員在“系統設置”-“用戶管理”中授予。如下圖所示。

 

點擊主菜單中的“借閱統計”中,借閱管理的主界面為下圖:

 

 

庫房管理員登陸進入系統后,打開一個檔案表,通過查詢、或查找到所要借閱的檔案實體對應的,點擊“借閱”按鈕,系統即將該份文件的借閱信息記錄到借閱清單,如果同時需要借閱多份檔案,則重復上面的操作,借閱完成后進入借閱清單,見下圖。輸入相關信息,如:借檔人姓名、借檔人單位、證件名稱、證件編號、電子郵件、聯系電話、借檔事由。然后點擊“提交借文件請求”按鈕,即完成了這幾份文件的借閱。

第一步:點擊文件后的“借閱” ,添加需借閱的文件。如下圖。

第二步:

?  每一個案卷下面有“借檔清單”這一項。如下圖。

?  點擊后,出現檔案借閱單,顯示已經列入檔案借閱單的檔案文件。輸入相關信息,提交借檔請求。

 

    其中的借檔事由,為了便于統計,設置成下拉選項:

 

?  也可以點擊“借閱統計”的左欄的“借檔清單”,輸入相關信息,并提交借檔清單。

提交結果如下圖,系統自動將所有有關借檔的信息記錄到借閱利用庫中。

 

?  點擊“借閱統計”的左欄的“借檔請求”,出現如下的界面:

 

在上圖中,若想察看某一文件的細節,則可以點擊,即可以查看;若想修改借檔期限,可以點擊“修改”按扭,然后輸入借檔天數即可;如果拒絕此次借檔請求,可以點擊“拒絕”,在隨后出現的對話框中可以輸入拒絕原因。然后系統會發送一封郵件通知借檔人其借檔請求被拒絕(如下圖所示);如果同意此次借檔請求,可以點擊“同意”,在點擊后出現的對話框中必須輸入借檔人密碼,點擊“確定”即可。

 

點擊上圖中紅線內的收件箱后,就進入收件箱管理:

 

7歸檔與借閱信息管理

“借閱統計”中包含的確定歸檔功能和借閱信息的管理功能:對到期檔案、所有未還檔案、已還檔案經行分類匯總,可以自由查詢管理相關信息。

       先看歸檔登記功能。

       在“所有未還檔案”中,找到被借檔案信息,點擊它的“歸檔”下的即可完成歸檔,同時系統自動將該份檔案的借閱過程記錄下來,并放到“已還檔案”的記錄中。用戶可以根據自己的需要刪除已經歸還的檔案文件信息。

在歸檔登記過程中,實際已經使用借閱信息管理的查詢功能。借閱信息管理這里根據實際需要包含對借閱信息的檢索、查看、刪除、統計等功能。下圖中以“所有未還檔案”為例可以看到可以利用的檢索項。若想察看某一文件的細節,則可以點擊,即可以查看;若想修改借檔時間,延長借檔時間,可以點擊“續借”按扭,然后輸入借檔天數即可;若需將此份檔案歸檔,點擊它“歸檔”下的即可完成歸檔。如下圖:

 

 

 

若點擊第一條的歸檔,則這條記錄在此目錄下消失,記錄內容會出現在“已歸檔案實體借閱信息”中,如下圖:

 

庫房管理員可以點擊要歸還的檔案的歸還項,如果多份檔案歸檔,可以選擇多份要歸檔的檔案,然后點擊下面的“歸檔”按鈕,即可完成歸檔過程。

 

73 利用統計

利用統計可以對全年以及各個月的檔案借閱利用情況進行統計,便于管理人員了解借閱的總體情況,可以對以后的工作起到一定的指導作用。點擊“利用統計”,其下又可以統計,年度和每一個月的借閱利用情況。如下圖。

1、 按照年度統計,即統計每年的借閱利用次數

2、 對指定年度的每個月的利用情況進行統計

 

3、 借閱檔案信息按利用目的統計

4,借閱檔案按照借閱者統計

5,可以查看電子文件借閱的利用統計

74 電子文件借閱

 

1、  如果需要借閱某個案卷或文件下的附件(如:全文),就點擊全文下的綠色圖標,出現下圖,包括借閱文本全文、附件瀏覽和下載的請求,如紅圈所標。

 

2、發出請求以后,庫房管理員進入借閱統計,在電子文件借閱下查看借檔請求。相關配圖如下:

 

 

3、庫房管理員對請求進行審批,最后同意或拒絕請求。

如果是拒絕的話,可以輸入拒絕的原因;如果同意,可以設置用戶借閱的類型(瀏覽或下載),利用次數和截止日期。審批結果將以郵件形式發給用戶。相關圖片如下:

借閱的類型是指用戶可以直接在郵件中瀏覽附件及全文或下載附件,利用次數是指用戶可以瀏覽或下載操作的次數,截止日期是指用戶可以利用的最遲時間,截止日期到了,用戶將無法再進行瀏覽或下載操作。

 

4、 請求處理以后,普通用戶可以收到來自庫房管理員的系統郵件。如下圖:

 

 

 

 

 

 

5、點開上面郵件的題名,就可以看到借閱的文本全文的內容,如下圖所示:

 

 

6、點開下面郵件的題名,可以看到所借閱文件的一些基本信息和庫房管理員設置的借閱類型、瀏覽次數和過期時間。

 

7、從上圖中可以看出,庫房管理員設置的允許瀏覽的次數為5次。瀏覽了5次以后,系統就會給出提示,如下圖的紅色的字體所示。

 

下載附件請求的操作過程和瀏覽是一樣的,用戶收到郵件后點開郵件名,點“下載”按扭,出現下面所示保存附件的的界面:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

第二章   系統管理

 

第一節    用戶管理

 

用戶管理是提供給系統管理員和具有用戶管理權限的部門管理員,來創建用戶和修改用戶信息的。系統管理員(dba)可以創建所有類型的用戶,包括檔案館(室)的普通用戶、立檔部門的部門管理員和部門用戶;具有用戶管理權限的部門管理員只能管理和創建本部門的普通用戶的賬號。


   
用戶信息輸入項如上圖,有兩個部分,一個是基本信息,另外一部分是用戶權限部分。

基本信息部分

用戶賬號是一個唯一標識一個用戶,一般由英文字母和數字組成。

用戶姓名項則輸入用戶的真實中文姓名。

單位名稱列表框中顯示的是所有立檔部門的名稱,從中選擇一個所要創建的用戶所屬的部門。單位的數量與后面“部門管理”中設置的部門數量有關。

例:因為現在部門管理中只有五個單位,所以單位名稱下拉框中也只有五個單位。

如下圖:

     

 

 

用戶權限部分

包括:庫房管理員、創建用戶、查詢用戶、全文管理、圖像管理、媒體管理、打印、用戶級別、可創建表數量、涉密程度。

庫房管理員:這個選項被選中,則用戶具有借閱管理的權限,可以進行檔案實體的借閱操作和借閱信息管理。

            此外,若為庫房管理員,就可以看到本部門下的所有檔案表。

創建用戶:具有該權限的用戶可以創建新用戶,這個權限只有部門管理員才有。

創建表數量:該屬性為數值型,默認值為0,該屬性可以控制用戶可創建檔案表的數量。建議只讓檔案館(室)的帳號有建表權,這樣可以便于管理授權情況。

全文、圖像、媒體、打印管理:這四個選項分別控制用戶是否有全文、圖像、錄像錄音、打印檔案的權限。

用戶級別:有兩種選項即普通用戶和部門管理員。下拉框中可以選擇。一般非管理員帳號建議只要選擇普通管理員即可。

        

涉密程度:用戶默認的最高的可以管理的文件和案卷的密級。這里的涉密級別指帳號本身的

涉密能力,并不指在該帳號下就能實際看到這個密級下所有的數據。即使帳號

被設置涉密級別為絕密,如果該帳號不被授權看到數據,那么使用該帳號登錄

后將看不到任何數據。 被對比在檔案信息管理中,檔案表的“修改”中“編輯

指定用戶訪問權限”中的“涉密程度”,帳號實際看到的數據是兩者的交集。                       

信息輸入完成以后,點擊“添加”按鈕,出現如下圖的界面:

在用戶密碼修改的功能上,也增加了對系統安全性的檢查。

因為如果要修改用戶的密碼,必須要知道當前登陸的密碼,否則就無法修改它,這就很好的保證了只有用戶本人才能修改自己的密碼,防止被他人纂改。

管理員可以通過在“帳號鎖定在IP地址”一欄中輸入某臺電腦的IP地址來限制該用戶,使他只能在該IP地址的電腦上登陸系統。

 

在用戶管理界面,點擊用戶姓名,彈出操作菜單,可以修改用戶信息、刪除用戶帳戶、查看用戶數據權限、查找用戶。如圖:

▲ 查找用戶功能,可以對用戶姓名、用戶ID、用戶部門進行查詢

查看用戶數據權限情況

用戶信息排序功能

外部系統用戶ID對應設置功能



 

 

第二節 部門管理

用來管理維護立檔部門的部門名稱和代碼。如下圖,左邊為部門樹,右邊為所有立檔部門的列表,其中包括部門代碼、名稱、用戶數量——該部門總的用戶數量、檔案表數目——該用戶創建的所有檔案表數。

 

點擊“添加新部門”輸入單位名稱和單位代碼,點擊“添加”完成。如下圖:

 

 

 

注:單位代碼最好選與本部門的名稱有關,方便記憶。

    單位代碼可以用字母和數字組成。

    點擊左邊樹中的部門,可以編輯中文名稱。單位代碼不可修改除非刪除重建。

第三節 數據庫聯接設置

提供給系統管理員,用于設置連接數據庫的參數。有三個參數:數據庫服務器地址;登錄數據庫服務器的帳號以及密碼。如果這三項都設置正確,并且數據庫服務器運行正常,則系統會將該設置存入系統。如下圖

注:這里的數據庫服務器地址可以是服務器IP地址也可以是127.0.0.1,后者表示指向本地,為操作系統默認。

通過這個功能系統管理員可以很容易地實現后臺數據庫的轉換,只需要將數據庫服務器的地址換成新數據庫服務器的地址,同時登錄賬號以及密碼也換成新的數據庫服務器的賬號以及密碼。

注:該設置在系統安裝時設置完成后就不需要改動。

第四節 數據管理

這里是一個手工進行數據備份的工具,適用于特殊情況下系統管理員操作服務器端進行備份,完全恢復,或部分恢復特定的表。

用戶如需備份當前數據,只要點擊備份按鈕就可以,備份的時間與用戶數據量以及服務器性能有關,一般需要5分鐘左右。備份文件自動存放在d:\dbbackup

 

列表中列出了系統中不同時間的數據庫備份,用戶可以備份、刪除舊的備份文件、可以恢復其中任意一個數據庫,但此項功能僅限系統管理員(dba)使用。

當備份好的文件,被移去或被壓縮,備份列表中就會顯示“缺文件”。如果沒有顯示缺文件,可以點擊恢復框下的小圖標做進行數據的部分恢復。

部分恢復功能可以讓管理員有選擇地恢復其中的某一些檔案表。 如下圖,選擇要恢復的表,點擊恢復列中的小圖標:

 

備份期間,為了保證備份數據的完整性,系統將會自動鎖定。

如果數據庫不在WEB服務器上,則不能進行刪除操作,同時,需要在數據庫服務器上手工創建文件夾:d:\dbbackup

第五節     系統狀態

如下圖,系統控制包括兩個功能:系統鎖和在線監控。

?  系統加鎖。

此項功能只有系統管理員可以使用,若系統未被加鎖,可以點擊“加鎖”將其鎖定。如下圖系統被加鎖后,所有用戶除了系統管理員dba,都不能進行任何操作。系統管理員在進行系統維護、數據備份的時候,必須先將系統加鎖,這樣可以保證備份數據的完整性。

還可以點擊“解鎖”將其解鎖。

 

?  用戶管理,查看在線人數

在通過線監控系統管理員可以了解目前有多少用戶正在使用系統。

 

?  PDF轉換任務管理

    各個客戶端所上傳而來的電子文檔,如果被設置為需要轉換為PDF格式,則被加入

一個隊列中,排隊等待服務器端運行中的工具ntstar.exe 的處理。如果在隊列中,有些文檔出現問題,或其格式不適合被處理,它可能卡在那里,以致影響到后續文件的處理,系統在這里把這些文檔列一個列表中,以供系統管理員決定是否將這些文檔從處理隊列中剔出出去。可以根據“提交時間”判斷是否處理卡殼,如果確實,點擊刪除圖標即可。

第六節  系統日志管理

如下圖,系統的日志模塊會將系統中的事件如用戶登錄、創建刪除檔案集等自動記錄到系統日志庫中,系統管理員可以通過日志管理查看、管理系統事件。

首先選擇日志,然后可以對日志進行管理操作。如下圖:

“導出日志”即將選中的日志內容保留或不保留地放入服務器安裝此軟件的主目錄下。

例如:系統安裝在D盤,則導出文件日志會以文檔文件格式放在D:\da\log下。

注:此項由系統自動生成,只可以瀏覽,無法在這里改變。

第七節    類目管理

系統將所有用戶創建的類目自動記錄在系統類目庫中。點擊“類目管理”后,系統管理員可以瀏覽系統目前正在使用的所有類目。

注:此項由系統自動生成,只可以瀏覽,無法在這里改變。

第八節    輸入模版管理

   由于檔案管理工作中涉及到各類專業檔案如專業工程圖紙、基建檔案等,并且不同的專業檔案的著錄項目都是不同的,該模塊提供了一個讓用戶自行設計著錄項的途徑。用戶可以根據不同的專業檔案的具體需求,定制相應的著錄項目。該模塊僅限系統管理員(dba)使用。

如下圖,專業檔案著錄模板管理的主界面。左邊是菜單區,右邊是操作區。

 

l  修改自定義模版

右邊顯示所有已經存在的自定義模板,可以對其進行“預覽”“編輯”“刪除”操作。

   點擊“預覽”出現,如下圖,點擊此頁面下的“修改”“刪除”與前面的“編輯”“刪除”有同樣的功能。

    點擊“編輯”即可以修改已經自定義的模版,如下圖:

可以改變字段名稱、輸入框長度、輸入框類型,以及上移和下移某個輸入項、除去或新增某個輸入項。每一個修改完成后,先點擊,所有的修改完后,點擊“保存模版”結束。

要保持模版的美觀,使輸入框對齊,有時還要在名稱一欄加$符號,兩個$代表一個中文漢字的長度。

舉例說明一下:

?  若不加$號,如下圖:

則預覽時的效果如下圖,比較不美觀。

?  若加$,如下圖:

則預覽如下圖,輸入框都對齊了。

點擊“導出”則出現下圖的界面:

將文本框中的內容復制到文本文件中就可以對編輯完成的模版進行保存。

l  添加新輸入模板

系統提供33個標準著錄項,其中包括所有國家檔案著錄標準中規定的有關項目,系統管理員根據具體的專業檔案的著錄要求,選擇相應的著錄項目,并且對所選的著錄項目進行調整,包括著錄項名稱、輸入框的長度,輸入框對其著錄項的先后順序等。如下圖:

點擊右邊的“添加新模版”添加自定義的新模版。如下圖,必選項已經存在,你只需在下面隱藏部分選擇你需要顯示的選項。輸入模版名稱。

點擊“顯示”,向模版中添加輸入項。如下圖,不是必選項就會有

如果需要修改著錄項名稱,則在對應的輸入框中輸入著錄項名稱,然后點擊其后圖標即可,其中通過增加$來調整著錄項的位置,使得著錄界面整齊美觀,同樣的方法設定相應的輸入框長度。(具體方法在前面已經講過)

如果要刪除某個著錄項,則點擊相應的圖標

如果需要調整著錄項的顯示順序,則通過按鈕來調節即可。

最后要做的就是為當前的模板起個名稱,如基建檔案,財會檔案等。

全部完畢后,點擊“保存模版”,直接進入預覽框,可以看效果后修改。如下圖:

再一次進入輸入模版這一項后,就會出現自定義的基建檔案,如下圖:

在檔案管理中添加一個新的“基建檔案”,就可以使用新的模版,如下圖:

添加新的案卷的窗口,就會如下圖所示:

注:用不同的自定義模版輸入的數據不可以相互復制、轉移。

同樣的點擊“導出”也可以對新建的模版進行保存,方法如上。

 

l  導入著錄模版

本系統為用戶預設置了一些模版供用戶下載使用。如下圖:

點擊其中某一模版,如“發文模版”。如下圖:

將框中的代碼拷貝下來,復制到“導入著入模版”的文本框中,如下圖:

點擊“導入著入模版”按鈕即可。如下圖:

用戶可以對導入的模版進行“瀏覽”、“編輯”、“刪除”、“導出”等一系列操作。

第九節   打印模版管理

   打印模板管理為用戶提供一種定制打印目錄格式的途徑,系統管理員可以根據需要,定制各種打印目錄。如下圖,是定制打印模板的主界面。打印模版的操作在許多方面與輸入模版的自定義十分相似,這里將強調一些特殊地方。

要定制一個新的打印模板,點擊左邊菜單中的“添加新模板”,如下圖。打印模版與輸入模版不同的是,沒有必選的項目,任何項都可以自己選擇。

 

 

注:欄目中的“檔號”是原來輸入窗口中沒有的,包含“實體分類號”+“案卷號”;“責任者+合作者”、“正題名+副題名”也都是可以選擇的組合項。

選中所需要的著錄項,修改相應的欄目名稱以及寬度,并且調整各個欄目的位置,然后設定欄目高度和該模板的名稱。輸入“模版名稱”,數據欄高度可以自己定義,系統模認為68。同時不要忘記可以給模版一個固定的目錄標題(下圖中的“卷內文件目錄”),并且可以選擇這個標題的字體、字型、大小、位置、字間距離。如下圖。

點擊“保存模板”即可以預覽生成的新打印模板。這個預覽是“所見即所得”的,它與也同時將是打印的效果。如下圖:

    通常可以先制作一個模版的輪廓,然后給一個模版名稱,先“保存模板”,然后通過觀察預覽模版,慢慢修改,修改內容包括:

   

    1、打印字段的增減。如果需要減少字段,可以在“打印模版設計[顯示部分]”選擇相應字段,在欄目設置中點擊  ,隱藏該字段;如果需要添加顯示的字段,可以在“輸入模版設計[隱藏部分]”選擇相應字段,在欄目設置中點擊  ,顯示該字段;

   

    2、然后再選擇調整該字段的順序,在“打印模版設計[顯示部分]”中,選擇,讓這個字段向上,同時意味該字段在打印模版中向左移動一列;反之,選擇點擊

   

    3、調整字段的寬度。字段的寬度是一個數值,可以先給一個估計值,再查看預覽,然后調整修改,經過幾次調整可以摸索到一個適合的寬度。

   

    4、修改字段名陳,每次修改過后注意保存。

    5、修改模版欄目字體樣式。點擊所欲修改字段的。可以看到如下對話框:

上圖是選擇了“文號”字段為例,可以為設置它欄目標題的樣式和欄目數據的樣式。它們通常是不同的,參看上面的預覽圖。

    每一種設置下面都有一個小選項,“將該設置應用于其他欄目標題樣式設置”,選擇之后對于這個字段的設計可以應用于其他的字段,這樣很方便,將不必一個個字段打開設置。然后如果有個別字段有特殊需求單獨處理即可。如只有檔號的數據需要居中對齊,只需要單獨操作這個字段然后不選擇這一項,提交即可。

 

    自定義一個模版由于考慮的情況比較多,系統管理員可能要花費一定的功夫,但是一旦做好,后續打印中改動就很少了,而且其他用戶可以都可以方便使用了。

 

用戶打印的時候,選擇你需要的模版,如下圖:

點擊“打印預覽”顯示如下圖界面:

然后選擇“文件”“打印”即可。

用戶也可以自定義Excel打印模板,上傳到系統中打印檔案數據。可以制作個性化的案卷封面、案卷背脊等打印模版,用戶可以根據具體需求制作出復雜的檔案目錄樣式

如上圖,字段輸入項輸入模板中用到的字段ID,多個字段用逗號隔開。如下圖,也可以單擊字段輸入項,系統會彈出字段選擇框,可以從中選擇用到的字段。

如下圖,文件批辦單的Excel模板部分,紅線部分為要顯示的字段,打印時系統會自動將該字段信息替換為相應的字段內容。

模板結束處輸入[end],系統會在此處自動添加分頁符號。

在打印對話框中,會出現如上圖顯示的Excel打印模板的下拉選擇框,選擇相應
的模板,點擊打印預覽即可






第十節    遠程服務器管理

  • 用瀏覽器實現遠程服務器管理控制
         
    南大之星檔案管理系統是一個純B/S結構的系統,作為他的一部分,服務器管理模塊也是純B/S結構的,用戶只需用瀏覽器就可以實現對服務器的完全的控制,這對于系統管理員有很重要的現實意義。系統管理員在任何地方(只要能上網)都可以象在本地一樣操作服務器,從而可以大大提高系統管理員的工作效率。

  • 對服務器操作系統的要求
         
    windows 2000 server 或者 windows 2003 server

  • 如何安裝服務器遠程控制 
         
    1.進入控制面板-〉選擇添加刪除程序
          
         
    2.選擇添加/刪除 windows 組件
          
         
    3.選擇終端服務
          
         
    4.接著往下就按照提示一步一步向下做,直到安裝完成為止

  • 如何使用服務器遠程控制
         
    服務器遠程管理功能是針對系統管理員開發的,所以只有系統管理員(dba)正確登錄南大之星檔案管理系統后,才能使用該功能。以dba賬號登錄南大之星檔案系統后,進入系統設置如下圖
          
         
    選擇進入服務器遠程管理模塊,系統會彈出下面的窗口,可以選擇遠程控制服務器的窗口的分辨率,如800*600,1024*768等等。
         
         
    點擊連接按鈕就可以遠程登錄上服務器,下面系統管理員(dba)要做的事就是輸入服務器賬號就可以登錄服務器了 
         

 

第十一節  詞典庫維護

系統為用戶提供了“保管期”、“文本”、“文種”、“載體”的自定義設置,如果用戶需要可以再自行添加新的詞典庫。點擊“添加新詞典庫”如下圖:

在文本框中輸入新的名稱,點擊“確定”即可。

在上述詞典庫中,系統預設了一些常用內容,若這內容不能滿足用戶需要,用戶可以根據自己需要自己定義。

例如:在“保管期”中系統自帶了永久、長期、短期。

若加入“15-20年”這樣一個內容,則點擊“添加內容”,如下圖:

在文本框中輸入15-20年”,點擊“確認”即可。如下圖:

可以對內容進行刪除和上下移動的操作。

添加完成后,用戶可以在保管期的下拉列表框中看到這一項,如下圖:

其他的詞典庫的操作都是相同的。

第十二節  系統參數設置

系統參數設置中包含檔號連接符的設置、上傳附件存放路徑的設置、FTP參數的設置、預覽圖片大小設置、打印圖像水印設置和統一身份認證設置。

系統默認的檔號的連接符號是“—”。用戶也可以用“/”、“.”等表示。如需要修改,只需將原來的符號刪掉,輸入新的符號,點擊“修改”即可。如下圖:

 

增加了案卷號格式設置功能,用戶可以在參數設置中修改案卷號的輸入模式。暫時不支持自定義模版。

在系統設置的系統參數設置中,增加了案卷號格式設置功能。

案卷號格式分為3種,分別是:默認格式、案卷號和文件號分開,僅文件件號。

如下所示:

 

在輸入案卷的第一份文件的時候,就在“案卷/盒號”中輸入‘1’,在“件號”中輸入‘1’。其效果等同于默認格式下輸入的1.0001
   
例如:選擇的格式是默認格式,如下圖:

 

例如:選擇的格式是案卷號和文件號分開,則在添加文件的界面里,文件號分為“案卷/盒號”和“件號”兩項,如下圖:

 

例如:選擇的格式是僅文件件號,如下圖:

用戶可以根據實際使用習慣,修改該參數,改變案卷號及卷內文件件號的輸入習慣。

 

上傳附件的存放路徑在安裝時系統會自動生成,一般為d:\asfroot。用戶也可以根據自己的需要修改這個存放的路徑。如改為e:\asfroot

修改過后,用戶使用電子文件上傳的附件就會存入到e:\asfroot.

FTP的設置中,FTP的地址是軟件所安裝的服務器的IP地址。FTP的端口號是2121FTP的登錄帳號和密碼是跟在系統安裝時創建的那個系統用戶的帳號和密碼是一樣的。

輸入完成后點擊“保存設置”即可。

 

預覽圖片大小默認的是5M,也可以根據需要修改

修改完成后點擊后面綠色的對勾即可。

 

 

 

在南大之星檔案系統參數設置中,設置身份認證參數,包括認證服務器IP,認證關鍵詞。認證關鍵詞定期更換,以確保認證安全。認證服務器IP是指定發送認證服務請求的服務器的IP,其他服務器無權發送認證服務請求。


 

 

第十三節  收件箱管理

 

由于本系統是一個網絡環境下的檔案管理系統,檔案職能部門通過該系統與各個立檔部門進行數據交換,信息交流。郵件系統的目的就是實現系統中用戶相互之間的信息交流,但是僅僅局限于本系統中帳號之間的交流,不能與本系統以外的郵件系統交流郵件。登錄用戶會在左下腳出現一個收件箱,如果有新郵件,會有鈴聲提示用戶,并顯示出新郵件數量。

 

直接點擊收件箱進入郵件系統,如下圖:

收件箱中共有4封郵件,有3封新郵件,狀態一欄顯示是否閱讀過,如下圖:

 

點擊郵件題名閱讀郵件,并可以回復、轉發、刪除郵件,如下圖:

文本框:                 

                      此外,在郵件系統中還有一些功能。

?              1、撰寫新郵件,點擊“撰寫”進入。“收件人”可以在后面選擇

?              也可以自己輸入,如下圖。只有系統管理員可以給所有的用戶發送

?              郵件,一般用戶不可以。輸入“郵件主題”和內容后,點擊“發送”。

2、  發件箱 顯示已經發送的郵件,做一個備份。用戶自己可以查看發件內容,,同時也可以選中郵件并刪除,如下圖:

3、  廢件箱 顯示所有在收件箱和發件箱中刪除的郵件。若在廢件箱中刪除郵件,則徹底刪除該郵件。

注:該系統僅用于檔案系統內部用戶之間的消息傳遞,如檔案職能部門對立檔部門的檔     案業務指導,檔案人員之間進行交流,都可以通過該系統來進行。

第十四節  業務交流

該功能提供給系統在線用戶的一個實時交流的平臺。

點擊進入

在文本框中輸入信息,點擊“發送”即可。

                第十五節  數據導入功能使用

1.該導入功能用于導入EXCEL表格點擊圖標進入,如右圖 

2.點擊“瀏覽”選擇需要導入的EXCEL表格,點擊“導入數據”按鈕。顯示如下圖

 

 

3.選擇導入數據對應模板并點擊導入預覽數據字段名,選擇目的字段名,最后點擊導入數據即可。

 

 

 

第三章  常見問題解決方案

第一節    FTP上傳插件安裝不上

1.  查看是否已安裝南大之星證書,如圖(1  如未安裝,則點擊安裝南大之星數字證書字樣,全部點是或YES即可。(注:安裝證書前須確定本機系統時間是否正確,否則可能安裝出錯

2.  查看本機是否安裝了瀏覽器插件。如GOOGLE搜索條,TX搜搜等等。如已安裝,可在控制面板卸載。

3.  如安裝了數字證書,FTP上傳插件仍無法自動安裝,可下載手動FTP上傳插件安裝。

一般來說參照以上3點可以安裝上傳插件,如仍無法安裝,可在工具-internet選項-安全下,把可信站點下的ACTIVE X 控件都改為啟用。

 

 

第二節    打印插件無法自動安裝

1. 可參照 FTP上傳插件無法自動安裝詳解步驟1,安裝南大之星數字證書。

 

2. 如仍無法打印,可把目錄打印界面右下角自動設置邊距的勾去掉。

 

第三節    綜合查詢查詢不了

1. 確定組件和da為最新的

2. 如果系統為最新的,點擊綜合查詢仍無法查詢,可以在服務器上打開企業管理器,找到serverdb數據庫下的全文目錄,可右鍵它刪除目錄后重建目錄,目錄名和路徑必須與現有的全文目錄保持一致。

               

 

 

  第四節   pdf轉換不了

1. 確定服務器上是否已經開啟南大之星監控程序。

2. 如南大之星已開啟,可在系統設置-系統狀態下看到是否有轉換任務的阻塞,如有,則全部刪掉

3. 查看服務器上是否已經安裝office 20002003Adobe Acrobat 7.0,(注:如安裝wps,則可能無法正常轉換),如沒安裝,先安裝officeAdobe Acrobat 7.0

4. 如還是無法轉換,可在開始-打印機和傳真- Adobe PDF,把其設為默認打印機,點屬性-端口查看是否已經點擊pdftemp端口。

第五節   打印出現錯頁

1. 打開瀏覽器,點擊查看-文字大小,看字體設置是否為中,如不是,則選擇中。

2. 打開控制面板,區域和語言選項。在區域選項頁面下點擊自定義,把度衡量系統改為“公制”

 

第六節   上傳的多媒體無法播放以及圖片無法顯示的問題

1. 點擊 開始—管理工具—windows media services, 選擇發布點—<默認>(點播),點擊運行新的單播鏈接。如圖

2. 在默認發布點的源下面,更改路徑為D:/asfroot

3. 如服務器操作系統為2003 server,詳細見網址:    

http://dawww.nju.edu.cn/dazngl/help/     點擊常見問題解決—windows 2003用戶常見問題。

 

第七節   數據庫自動備份不了

1.打開SQL企業管理器,找到管理—數據庫維護計劃,看是否已經創建了數據備份計劃。如沒有,則可新建。

2.開SQL server服務管理器,選擇服務為SQL server Agent,把自動啟動服務打勾。                      

第八節   用戶建立找不到相應部門

這個問題是由于在建立用戶之前沒有在部門管理中將所要建立的用戶隸屬的部門建立起來,只有先創建了部門在添加用戶的時候才能在用戶后邊部門的下拉菜單中找到其隸屬部門。

第九節   服務器遠程管理不能使用

    這是由于服務器端沒有安裝終端服務,具體的安裝方法參見第三章中的服務器遠程管理。

第十節   電子文件上傳不能正常運行提示“ftp服務沒有啟動”

這個是由于系統參數設置中ftp參數與所安裝時建立的ftp參數不一致,這個要按照系統安裝時建立的ftpip、端口、用戶名、密碼來設置,一定要做到一至。

第十一節  使用瀏覽上傳文件,圖片,圖像等出現問題

南大之星在Windows 2003 server上運行會出現上傳和下載大小受限制的問題,這是由于windows 2003 serverIIS 6做了限制所致,下面介紹一下如何修改IIS6設置,以使上傳下載不受限制。

設置文件位置:windows\system32\inetsrv\metabase.xml

  
上傳限制修改參數:ASPMaxRequestEntityAllowed

  
下載限制修改參數:AspBufferingLimit

上傳下載限對系統使用的影響:

   (一)上傳限制會影響普通上傳文件功能,但是電子文件上傳不受此影響。
   
(二)下載限制會影響上傳的圖片預覽和打開圖片功能以及視頻音頻文件的在線播放。

具體修改辦法:

  • 進入管理工具-Internet 信息服務(IIS)管理器,如下圖

  •  
         

  • 首先停止Internet 信息服務(IIS)internet服務,如下圖
          
         

  • 如下圖,選擇停止..internet 服務,點擊確定即可
         
         
          

  • 接著,在找到文件c:\windows\system32\inetsrv\metabase.xml,用記事本打開該文件,用記事本中的查找功能
         
    搜索關鍵詞“AspMaxRequestEntityAllowed”,搜索到結果如下圖所示,AspMaxRequestEntityAllowed="204800" win 2003用于限制最大上傳文件大小的,默認是204800200KB,你可以根據您的具體情況,修改該值,1MB對應102400010MB對應10240000,依此類推,設置完該值,保存文件即可。


  •      
         

  • 下載限制設置同上,找到關鍵詞“AspBufferingLimit”,將其值修改至合適的大小即可。

  •  做完上述設置,如下圖,進入internet 服務管理器(IIS,demo(本地計算機)上點擊鼠標右鍵,選擇所有任務-〉重新啟動IIS,進入如下的界面,選擇"啟動...Internet      服務",點擊確定按鈕即可。
         

按照上述步驟做完,再進入南大之星檔案系統就可以上傳文件了,最大上傳文件的大小視您設置的參數而定

第十二節 上傳的圖像預覽不顯示                     

1.       這是由于上傳的圖像大小超過系統設定大小,可在系統設置-系統參數設置-預覽圖片大小設置,修改參數值即可。  

            

2.       如果上傳圖片仍如上圖顯示不了,請查看上傳圖像格式。

 

第十三節 自定義的輸入模板出現部分字段數據保存不上

這是由于自定義輸入模板的時候由于字段類型的不匹配產生相關問題。在數據庫中,案卷號及件號,歸檔份數這2個字段對應的數據類型為數值型,其余所有字段皆為字符型。因此自定義模板的時候這2項只能輸入數字。制作輸入模板的時候需要注意類型匹配。 

 

第十四節  用戶授權對權限的控制

      部門用戶權限分配過程中,需根據實際對相關的用戶分別進行授權。涉密程度越高,權限相對越大。記錄集:指部門用戶可查看自己所輸入數據,而看不到其他用戶所錄數據。

表級:指部門用戶可以看到所有用戶輸入的數據。  部門級:指部門用戶只可以看到本部門下其他用戶輸入數據。

第十五節 案卷號/文件號批量數據修改

可在輔助組卷-批量數據修改下進行修改

第十六節 系統初始化失敗解決方案

在系統安裝初始化過程中有時在輸入數據庫服務器地址、數據庫管理員id以及密碼提交后會出現如下圖所示的頁面  出現此類問題是由于系統在初始化過程中在d盤創建connection.ini文件出錯引起的。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

解決方案:打開windows記事本將下面的代碼粘貼至記事本中,把下邊代碼中用紅色標記出來的127.0.0.1替換為數據庫服務器的ip地址,nicaine替換為安裝數據庫時設置的sa的密碼。如果操作系統是windows 2000的話,把記事本文件保存至d盤根目錄下;如果是windows 2003的話,把記事本文件保存至d盤的da文件夾下。記事本文件的文件名改為connection.ini

server=127.0.0.1;database=serverdb;driver={SQL Server};uid=sa;pwd=nicaine

     完成后再登錄一次系統看是否再提示初始化,沒有的話說明系統初始化已完成。

第十七節     關于SQL server 2005 導入excel/dbf出錯的解決辦法

解決辦法如下三個步驟:

1、如下圖,打開sql server外圍應用配置器

 

 

2、如下圖,點擊“功能的外圍應用配置器”

3、如下圖在即席遠程查詢中勾選“啟用OPENROWSETOPENDATASOURCE支持”即可

 

 

如果在第二步點擊“功能的外圍應用配置器”出現出錯提示:“計算機localhost在網絡上不存在,或無法遠程配置該計算機”,可以采用如下措施:

1) 啟動services.msc,查看Windows Management Instrumentation服務狀態是“已啟動”;

2) 檢查一下 windows下的system32 中是否有framedyn.dll這個系統文件,如果沒有到system32 下的wbem文件中拷貝framedyn.dllsystem32 目錄下。

3) 如果該目錄已經有framedyn.dll,刪除看看。

 

第十八節  異地數據導入(指當web服務器和數據庫服務器不為同一臺服務器時

需要在數據庫服務器添加WEB服務,方法同南大之星檔案系統WEB服務的
安裝方法,同時將系統南大之星的相關組件在數據庫服務器上安裝注冊。
(數據庫WEB服務的腳本只要南大之星檔案系統腳本根目錄中的default.asp,組件包括包括南大之星檔案系統所有的組件)
然后系統設置中設置數據庫服務器的WEB服務信息,如下圖:

此主題相關圖片如下:
按此在新窗口瀏覽圖片

 

第十九節  OCR識別服務器相關設置

一.當服務器安裝office2003版本時:

1)  開啟監控程序ndstar

2)  確保office安裝imaging識別模塊。點擊查看開始-所有程序-office-office工具-office ducoment imaging 如有這項則已安裝,如無則重新安裝office。如圖

3)添加數據執行保護

右鍵我的電腦-屬性-高級-設置(性能選項下)-數據執行保護-除所選之外,為所有程序和服務啟用數據執行保護-添加-C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\MODI\11.0\mspocrdc.exe.

 

二.當服務器安裝office2007版本時:

1) 解決office 2007中的document imaging軟件OCR識別出錯問題,下載附件,將附件解壓縮后釋放到C:\Program Files\Common Files\microsoft shared\MODI\12.0下即可。

附件下載地址為:http://ishare.iask.sina.com.cn/f/5292343.html

2)  數據執行保護設置同上第一條。

3)  如此時PDF無法進行轉換,則須下載office2007補丁SaveAsPDFandXPS.exe進行安裝,安裝完成后打開office word2007,點擊另存為出現PDFXPS格式時,則配置正確。

4) 

 

第二十節  客戶端為win7操作系統下數字證書安裝問題

1. 手工下載證書:http://dawww.nju.edu.cn/ndstar/ca.crt

2. 雙擊ca.crt-安裝證書-下一步-將所有證書放入下列存儲-瀏覽-受信任的根證書頒發機構-下一步-證書安裝完成。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

      

 

 

 

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