關于做好2017檔案歸檔工作的通知

作者: 時間:2017-03-23 點擊數:

關于做好2017檔案歸檔工作的通知

學院各處室、系部:

為了進一步做好我院2017年度文件材料的歸檔工作,迎接省教育廳2017年10月9日--20日對各高等學校檔案工作進行現場檢查評估,按照《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》(教育部27號令)和相關檔案法律、法規的要求,各部門一定要強化檔案意識,指導本部門兼職檔案員對文件材料的收集、整理,確保各類檔案及時、完整、系統、準確歸檔,更好地為社會以及學院的教學、科研、管理等各項工作服務,現將有關事宜通知如下:

一、歸檔時間

1.2016年度各類綜合性文件、科研項目、實物,以及其他能按年度歸檔的檔案材料,請各部門于2016年4-5月進行預立卷,5月底之前移交至檔案室。

2.2016/2017學年形成的教學檔案,教務處、各系部等教學部門于2017年10-11月進行整理和預立卷,11月底之前移交至檔案室。

二、歸檔范圍

1、本部門在工作活動中直接形成的,能反映學院各項工作和活動的,具有一定保存價值的文字、圖表、聲像等各種不同形式的載體材料均屬本部門檔案的歸檔范圍,具體歸檔范圍可參照《陜西能源職業技術學院檔案歸檔范圍和保管期限》和本部門歸檔范圍。

2、歸檔的文件材料包括紙質材料和相應的聲像、電子等文件材料(光盤、照片等)。聲像、電子類文件材料作為紙質材料的副本,隨紙質文件材料一同歸檔。

3、以學院名義獲得的各種證書、獎牌、獎杯、錦旗等以及在校際交流中具有保存價值的實物檔案。

4、2017屆畢業生合影以及其他重要合影照片及電子照片(如學院全體教師合影)。

5.加強對應歸檔而未及時歸檔的檔案材料的收集和歸檔,如部分基建工程改建、擴建、地上、地下管網的建設材料、

6.院級以上會議或活動材料(如教代會、職代會等)、重要比賽(如省級技能大賽)、校企合作材料等。

7.著名校友以及對學院建設有重要貢獻的社會人士的各種材料。

三.歸檔要求

1.各部門負責人安排本部門檔案歸檔計劃,督促本部門工作人員將已經處理完畢的、有價值的文件材料交至本部門兼職檔案員,任何部門和個人不得將應歸檔材料據為己有;各部門兼職檔案員具體負責本部門的檔案歸檔工作,切實履行自己的工作職責;部門負責人對要歸檔的文件材料進行嚴格審核并在備考表上簽字確認;

2.歸檔材料必須保持檔案材料的原始性、系統性、準確性、完整性。歸檔材料必須是原件,若無原件,則可歸復印件(復印件上要加蓋部門公章);合同必須為原件或正本;照片類要附有文字說明并上交光盤或電子圖片;獎牌、獎杯及對外交流活動的紀念品、贈品等實物要附有簡要的文字說明。

3.歸檔材料要求字跡清楚、排版美觀、用紙規范,要能反映學院教學、管理、教育實踐等活動的全過程,要能對學院和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用;兼職檔案員在整理過程中要逐件檢查,不要缺項、漏項;兼職檔案員盡快熟練運用“南大之星”檔案管理系統(http://172.16.32.100/),并對本部門的檔案目錄或全文進行錄入(涉密文件除外),以便檢索、查閱。

4.產生的文件材料涉及多個部門的,由主辦部門負責歸檔,相關部門和個人協助提供材料。

5.歸檔的文件材料種類、份數以及文件的頁數應齊全完整。件內文件材料按順序編排頁號,無論單面或雙面,只要有書寫文字,均應一面編寫一個頁號,頁號位置在非裝訂線一側的下角。

6、歸檔的文件材料,要求字跡工整,線條清晰,紙質優良,規格統一,簽字蓋章齊備。用筆規范,不得用鉛筆、普通圓珠筆、水彩筆、復寫紙書寫。

7.檔案歸檔整理所需各種表格(卷內目錄、備考表、移交目錄等)請在陜能職院檔案管理群 QQ群中下載或直接在“南大之星”檔案管理系統中錄入完成后直接打印。

四、其他注意事項

1.移交檔案時,各類檔案經交接雙方檢查核對無誤,按歸檔要求驗收后,正式辦理移交手續,填寫“檔案移交目錄”一式兩份,交接雙方簽字后各執一份備查。

2.各部門歸檔工作中若有問題請與檔案室及時聯系。聯系電話:33665031,檔案工作QQ群: 238847893。

3.各部門兼職檔案人員如有變動,請及時與學院綜合檔案室取得聯系。

五、歸檔手續

歸檔系部、處室向檔案室移交檔案時需填寫檔案移交目錄,一式兩份,一份由學院綜合檔案室保存,一份由歸檔單位保存。

黨政辦公室  

2017年3月23日

陜西能源職業技術學院檔案室 地址:陜西能源職業技術學院圖書館二樓 電話:029-33665031

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